1) Деловое письмо обычно состоит из:
заголовка;
основного текста;
концовки.
Заголовок содержит:
название фирмы (учреждения), отправляющей письмо;
почтовый и телеграфный адрес;
телетайп и телефакс;
номера телефонов;
расчётный счёт;
дату отправления: месяц пишут словом. Обычно эти реквизиты присутствуют на фирменном бланке.
В заголовке рядом с датой обычно помещается ссылка на содержание письма или повод, по которому оно написано.
Пример:
«Относительно (касательно)...»
«По вопросу поставки (заказа).»
«На№. от...»
«НаВаш №. от...»
На деловом письме ставиться исходный номер. Ставить исходящий номер на письмах, адресуемых за рубеж, не рекомендуется. Там ограничиваются датой отправки и содержанием письма.
В деловой переписке, помимо адреса и названия фирмы или учреждения, написанного на конверте, названные атрибуты помещаются и в заголовке (в правой верхней части письма).
Если письмо адресовано фирме или учредителю, то сначала указываются наименование фирмы (учреждения) в именительном падеже, а затем почтовый адрес. В документе, направляемом на имя руководителя (организации), наименование организации входит в состав наименования должности руководителя.
Пример: «Президенту компании... господину...» В письме, адресованном частному лицу, сначала пишутся почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы адресата. Перед именем адресата можно поставить слово Attn., например Attn. Mr. Black (Вниманию мистера Блэка).
Если известна должность адресата, желательно указать её после имени. Например: Attn. Mr. Black, Head of Department (Вниманию мистера Блэка, начальника отдела). При обращениях к отдельным лицам употребляется неформальное выражение Дорогой. Например, Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr. Brawn, Dear John, а при обращении к фирме - формальное Dears Sirs (Европа), Gentleman (США).
Следует иметь в виду, что имена, адреса, обращения, каждое слово официального названия, должности названия объектов переписки пишутся с заглавной буквы (Азбука делового общения // Бизнес для всех. М.,1991. Вып.1.С. 33, 34).
После обращения обычно следует вводная фраза. Она формулируется в зависимости от типа письма и его цели.
В правой верхней части письма помещаются наименование фирмы - получателя письма в именительном падеже, а затем почтовый адрес.
В документе, направляемом на имя руководителя, наименование организации входит в состав наименования должности руководителя.
В письме, адресованному частному лицу, сначала пишут почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы адресата.
После обращения обычно следует вводная фраза, которая формулируется в зависимости от типа письма и его цели.
Поэтому вступление характеризуется большим разнообразием. Вместе с тем есть ряд этикетных оборотов, которые употребляются при написании наиболее часто и являются стереотипными. Знание их или наличие под рукой сокращают время написания послания и во многих случаях повышают культуру письма. Примеры из некоторых устойчивых этикетных формул:
Мы получили Ваше письмо за № ... от 1 ноября с.г., из которого рады были узнать
(с удовольствием узнали), что...
Мы получили Ваше письмо от 15 мая с.г. вместе с приложенными к нему документами.
Выражаем удовлетворение по поводу быстрого ответа на наш запрос.
Благодарим за письмо от... или за № ...В ответ сообщаем...
Подтверждаем получение Вашего письма от...со всеми приложениями
Настоящим подтверждаем, что нами получено Ваше письмо от 14 марта с.г., и сообщаем, что...
Мы крайне удивлены Вашим письмом от...в котором Вы сообщаете...
Мы с удивлением узнали из Вашей телеграммы (телекса), что.
В дополнение к нашему письму от 12 февраля с.г. сообщаем, что...
Разрешите написать Вам...
Мы вынуждены напомнить Вам...
Настоящим ещё раз напоминаем (сообщаем)...-
Мы сожалеем (выражаем сожаление) по поводу Вашего отказа (молчания).
К сожалению, мы до сих пор не получили Вашего ответа на наше письмо от... и вынуждены еще раз Вам напомнить (попросить).
В связи с Вашим письмом от... сообщаем, что, к нашему сожалению...
В ответ (отвечая, ссылаясь) на Ваше письмо сообщаем, что...
В подтверждение нашей телеграммы от...сообщаем, что...
В подтверждение нашего телефонного разговора, состоявшегося 5 июня с.г., сообщаем, что...
Принимаем к сведению Ваше письмо от. и сообщаем.
Мы вынуждены уведомить Вас, что.
Уведомляем Вас, что...
Ставим Вас в известность...
Доводим до Вашего сведения...
По Вашей просьбе направляем Вам...
Просим извинить нас за задержку с ответом на Ваше письмо от...
Пожалуйста, примите наши извинения за.
Мы благодарим Вас (признательны Вам, выражаем благодарность) за оказанную услугу (помощь, поддержку).
Содержание письма зависит от проблем и задач, которые приходится решать посредством переписки. Оно в деловом письме не должно быть пространным. Нередко содержание исчерпывается одним или немногочисленными предложениями, выражающими просьбу, согласие или отказ.
Примеры фраз, которые могут составить основу кратких писем:
Настоящим просим сообщить о сроках отгрузки...
Просим ускорить отправку...
Просим поставить нас в известность о.
Просим сообщить нам о Вашем решении по вопросу... Обращаемся к Вам с просьбой выслать... Нам нужны дополнительные сведения о...
Просим сообщить нам о приемлемости для Вас нашего предложения. Просим подтвердить принятие нашего заказа к исполнению. Ваша просьба о...удовлетворена.
В ответ на Ваше письмо от... сообщаем, что Ваша просьба о поставке... решена положительно.
Настоящим сообщаем, что Ваш запрос (заказ, предложение) принят нами. В ответ на Ваши требования... сообщаем, что нами приняты следующие меры... В ответ на Вашу просьбу (наказ) с сожалением сообщаем (должны, вынуждены сообщить), что её (его) выполнить не можем (не имеем возможности). К сожалению, мы вынуждены отклонить ваше предложение. К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...
Ваша просьба (предложение) находится на рассмотрении. По получению результатов рассмотрения сообщим незамедлительно.
Ваше предложение с удовольствием (благодарностью) будет принято, если вы согласитесь внести в него следующие изменения...
Ваш заказ будет выполнен при условии (например, если Вы согласитесь на более поздние сроки поставок нужных Вам товаров. Для нас приемлема дата отгрузки.) .
При написании основного текста письма употребляются обороты - скрепы:
В связи (в соответствии) с вашей просьбой... В связи с вышеизложенным... Одновременно с этим... Во - первых...во - вторых...и т.д. В первую очередь...
Кроме того... более того.помимо того... Тем не менее... несмотря на... Далее мы вынуждены... Само собой разумеется...
Считаем необходимым (важным, нужным, целесообразным).
В соответствии с Вашей просьбой (прилагаемыми документами).
Мы совершенно уверены.
Мы выражаем уверенность...
Это касается Вашей просьбы (предложения) ...
Дело в том, что.
В противном случае мы вынуждены. В сложившейся обстановке... По нашему мнению...
Мы не согласны с вашей точкой зрения по следующим причинам... В случае Вашего отказа (неуплаты). Далее Вы пишите. К тому же.
В дополнение к вышеизложенному (вышесказанному, отмеченному выше), сообщаем...
Следует (необходимо, нужно, надо, хочется, считаем необходимым) добавить (отметить, заметить).
В виду перечисленного (вышеизложенного) следует (мы хотим, мы должны, нам необходимо).
Подводя итоги (заключая, суммируя, резюмируя). Таким образом (в заключение). Во избежание задержки... Необходимо (нужно, следует) признать, что... Мы испытываем затруднение с. Фактически...
Что касается Вашей просьбы (замечания), обращаем внимание на тот факт,
что...
Выражаем сожаление (сомнение, недоумение, удовлетворение). Мы сожалеем...
В своё оправдание хотим сообщить... В ответ на ваш упрёк хотим сообщить. Мы признаём... Мы также купили бы у Вас...
Поставки будут производиться (осуществляться).
Подтверждаем получение...
Обращаем Ваше внимание...
Вам, несомненно (очевидно) известно.
В конце делового письма содержаться просьбы писать или информировать, а также пожелания, надежды на дальнейшее сотрудничество, получение заказов и т.д. Здесь же могут быть извинения и благодарности.
Заканчивается письмо формулой вежливости с указанием должности, фамилии и инициалов лица, подписывающего письмо, а в некоторых случаях ставиться и печать.
Как в других структурных элементах делового письма, так и в концовке используются устойчивые выражения, например:
Просим сообщить о Вашем согласии. С уважением. Просим написать о своём решении. С уважением.
Просим Вас подтвердить получение заказа и уделить ему должное внимание. С уважением...
Надеемся на скорый ответ. С уважением.
Убедительно просим не задерживать с ответом. Искренне Ваш. Просим Вас поставить нас в известность. С уважением. Просим Вас информировать нас о принятых Вами мерах. С уважением. Мы ожидаем Вашего ответа в ближайшие дни. С уважением. Мы будем признательны за быстрый ответ. С уважением. Надеемся получить ответ в ближайшем будущем, и заранее благодарим. С уважением...
В надежде на благоприятный ответ. С уважением. Надеемся, что Вы исполните нашу просьбу. С уважением. Ожидаем Ваших заказов (одобрение, согласие, подтверждение). С уважением. С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество... Благодарим заранее за оказанную услугу. С уважением... В надежде на положительное решение вопроса. Искренне Ваш. Просим обращаться к нам, если вам потребуется помощь (содействие). С уважением...
В надежде на плодотворное сотрудничество. С уважением. При получении письма, просим Вас подтвердить письменно (телеграфировать, сообщить по телефаксу.). С уважением. Заверяем Вас, что... С уважением.
Если к письму прилагается документация, чертежи и т.д., то в конце указывается наличие приложения, например:
«Приложение: от № ...»
Согласно служебному этикету ответное письмо подписывает равный (или выше) по должности работник. Так, если инициативное письмо подписал директор (президент, председатель), то и ответ на него так же подписывает такой же руководитель, в крайнем случае, его заместитель.
ххххххххххххххххххххххххххххххх
3.11. 5.
При написании писем коллегам, клиентам и партнерам часто возникает вопрос, как сформулировать ту или иную мысль деловым стилем. Как сказать, что нам что-то не нравится - или, наоборот, нравится? Как сообщить о проблеме или возможности? Как предложить адресату встретиться или созвониться? Как упомянуть о возможных санкциях?
Именно на такой случай мы составили небольшой словарик деловых оборотов. Используйте его, и ваш стиль будет вполне официальным, а формулировки - разнообразными.
|
Начинаем со своей цели |
Начинаем с интереса адресата |
|||
|
«Чего пришел» |
Явно |
«Обтекаемо» |
Проблема |
Возможность |
|
Обращаюсь (обращаемся) к Вам с просьбой о… Сообщаю Вам…. Довожу до Вашего сведения, что… Прошу (Вас) выделить средства… Прошу (Вас) рассмотреть возможность выделения средств (авторизовать выделение средств, (дать указание о выделении средств)… В связи с возникновением новых обстоятельств, влияющих на выполнение проекта, хочу согласовать с Вами изменения в графике (смете)…. Прошу оказать содействие… Прошу Вашего содействия в… Напоминаю (напоминаем) о… Прошу ликвидировать отставание (задолженность) |
Считаю необходимым обсудить с Вами … Хочу (хотим) согласовать с Вами…. Предлагаем обсудить и согласовать дальнейшие планы… Прошу (Вас) рассмотреть возможность содействия в реализации проекта… Предоставляю (Вам) информацию (сведения) о… Информирую (Вас) о… Позвольте проинформировать о… Обращаюсь к Вам в связи с… |
Обращаю Ваше внимание на сложную ситуацию с … Вынуждены сообщить… Ставим Вас в известность о… Настоящим извещаем (Вас) о… Уполномочен сообщить… Считаю необходимым привлечь Ваше внимание к (обратить Ваше внимание на…)… Обращаемся (обращаюсь) к Вам в связи со сложностями… Предлагаем содействие в решении проблемы… Зная о Вашей обеспокоенности проблемой…, готовы предложить решение… Как Вы знаете (дальше идет описание проблемы)… Руководствуясь интересами предприятия, обращаю Ваше внимание на…. |
Обращаюсь (обращаемся) к Вам с предложением … Прошу Вас рассмотреть предложение, которое позволит…. Предлагаем вам уникальную возможность увеличить объем продаж… Рады (имеем честь) предложить (Вам)… Рады сообщить о возможности… Хотим привлечь Ваше внимание… Информируем Вас о крайне благоприятной ситуации с … и предлагаем воспользоваться этой ситуацией для… |
|
|
Конкретные действия |
Предлагаю утвердить 12.10.2013 в качестве плановой даты завершения строительства и внести необходимые корректировки в перечень мероприятий… Просим дать финансовому департаменту компании указание выделить … и произвести оплату всех ранее полученных счетов за … Предлагаю поручить отделу АВС подготовку предложений по организации… Прошу (просим) Вашего согласия на….(Вашего содействия в…, Ваших указаний….) Убедительно (настоятельно, в виде исключения) прошу… Просим принять (энергичные, решительные, действенные) меры по …. Требуем от… немедленного принятия мер… Прошу ликвидировать отставание (задолженность)… Просим направить вашего представителя… |
|||
| Заклю чение |
Заверяю (заверяем) Вас в эффективности данного предложения и рассчитываю (рассчитываем…) Ждем Вашего решения … Ждем Вашего решения, чтобы оперативно подготовить документы… Надеемся на скорейшее рассмотрение (полное удовлетворение) нашего запроса (претензии)… Надеемся, что вопрос будет решен и у нас не возникнет необходимости в применении санкций… Надеемся, что приведенные доводы убедят Вас в… и ждем (рассчитываем)… Рассчитываем на Вашу заинтересованность (неравнодушие, активную позицию в вопросе, готовность устранить недостатки…) и ждем Ваших предложений… Уверены, что Ваше участие позволит существенно улучшить положение с… и добиться… Благодарим за содействие и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество… C ãîòîâíîñòüþ îòâåòèì íà Âàøè âîïðîñû… Будем рады видеть Вас в числе наших клиентов… |
|||
Дополнительные формулировки
|
Приветствие |
Прощание, заключительная фор мула вежливости |
|
Уважаемы Иван Петрович! Уважаемый господин министр! Дорогие друзья! Уважаемые коллеги (партнеры)! Многоуважаемый… ! |
С (глубоким, неизменным, чрезвычайным) уважением (почтением)… С благодарностью (признательностью) и уважением… С пожеланиями успеха (всего наилучшего)…. С надеждой на плодотворное сотрудничество… |
|
Открывающая фраза – для ответов на обращения |
|
|
Благодарим за интерес к (проявленный Вами к ….) В ответ на полученный нами запрос о… сообщаем…. Подтверждаем получение Вашего заказа от… (на…) и сообщаем…. В соответствии с Вашим запросом (указаниями) сообщаем (предоставляем заключение)… В продолжение нашей переписки о… направляем Вам предложение… |
|
|
Благодарность |
|
|
Искренне (от лица…, от имени…) благодарим… Выражаем благодарность (признательность)… С искренней признательностью (благодарностью) сообщаем… Благодарим…Хотим поблагодарить… |
|
Скачайте наш «словарик» и используйте готовые формулировки!
|
Упоминание о санкциях |
|||||
|
Мы будем вынуждены: обратиться в судебные органы (суд) инициировать судебное разбирательство отказаться от дальнейшего сотрудничества пересмотреть планы (условия) сотрудничества поднять вопрос о штрафных санкциях (прекращении сотрудничества и поиске нового поставщика) поставить вопрос о целесообразности дальнейшего сотрудничества прибегнуть к предусмотренным в договоре санкциям заявить о нашем намерении добиваться (требовать)… заявить о несогласии с фактами… Привет, друзья! Расскажу вам сейчас интересную, хотя и не очень приятную историю. И если у вас возникнет такая же проблема, то возможно эта статья поможет вам ее решить. Или хотя бы поможет разобраться в некоторых моментах. Дело было еще летом. Воскресение, утро. Я сделал себе кофе, включил ноутбук и уже как-то по привычке полез в Метрику смотреть статистику за вчерашний день. Зашел в раздел «Популярное» и честно говоря офигел. Рядом со своим сайтом (который имел уже хорошую посещаемость) я увидел еще несколько сайтов на похожим доменах (а один даже на таком же домене как мой, только зона другая) . Я перешел на один из сайтов и офигел еще больше! Это была точная копия моего сайта! Перешел на остальные сайты — тоже копии моего. Ну что, воскресение удалось! Меня сразу посетила мысль, что меня взломали и выкачали сайт. Сразу сменил все пароли. Но потом погулил и понял, что весь сайт могут выкачать и без взлома, это не сложно. Причем, не все копии были одинаковые. Я имею введу по времени создания. Чего я боялся? Я боялся, что они попадут в индекс поисковых систем и моему сайту придет конец. Потом ничего и никому не докажешь. Я начал копать. Для начала я сделал анализ этих копий. В индексе не было ни одного сайта. Но тут нет ничего странного. Домены совсем свежие, им было по несколько дней. В такой ситуации только один способ — это писать регистратору этих доменов и в поддержку хостинга (лучше сразу на адрес для жалоб) на котором размещены сайты-копии. Ну и еще можно попробовать написать администратору этих доменов, конечно же, если его адрес не скрыт в whois доменов. Но в моем случае адрес электронной почты был скрыт. Узнаем хостинг и регистратора доменаДля определения регистратора домена, на котором размещена копия моего сайта можно использовать любой сервис whois. Например . Указываем домен и видим что-то типа этого: Я проверил свой блог, как видите регистратор домена указан REG.RU, а хостинг . Но по whois определить хостинг не всегда удается. Поэтому, для определения хостинга сайта лучше использовать сервис . Если не получилось определить хостинг, то нажмите на кнопку «Получить» возле Информация об IP адресе . Там вы скорее всего увидите хостинг на котором размещен сайт. Определил я тогда все хостинг-компании и регистраторов. Некоторые копии были на одном хостинге, или зарегистрированы у одного и того же регистратора. Я нашел майлы для жалоб, или просто поддержки и написал им жалобы. С просьбой заблокировать сайты-копии. Кстати, первые копии были на буржуйском хостинге. Доменов зарегистрированных у русских регистраторов так же не было. Вам наверное интересно, а почему же первые копии. Да потому, что после блокировки первых копий, почти каждый день начали появляться новые. За все время их было штук 20, если не больше. Кстати зарубежные регистраторы только так блокируют домены на которых были копии. Но, ни один из русских регистраторов не заблокировал ни одного домена. Хорошо хоть хостеры помогали и блокировали сайты копии. Месяцев два я воевал с этими копиями, уже надоело писать жалобы и просить о блокировке. Однажды, проверяя whois одного из доменов, на котором была очередная копия, я увидел email администратора домена (наверное забыл скрыть) . Я тут же написал ему письмо. Никаких угроз и т. п. (хотя, очень хотелось:)) . Я просто спросил зачем он это делает и попросил удалить все копии. Мне ответили. Парень извинился, сказал что тестирует скрип какой-то и что мол копии закрыты от индексации. Но фиг там, robots.txt например совсем не менялся. Я ему снова отписал и попросил больше так не делать. И попросил убрать еще некоторые копии, которые на то время работали. Но он написал, что те копии не его. Вот так. Странно конечно же, но что ты ему сделаешь. А может и вправду не его. Короче сейчас есть только две копии (ну по крайней мере о которых я знаю) . Я эти копии уже месяц не могу убрать. Хостинг — contabo.com, на жалобы не отвечает. Регистратор доменов r01.ru домены заблокировать не может. И что хочешь делай. А эти две копии уже почти все в индексе Яндекса. И насколько я понял, уже даже получают немного трафика. Не дают они мне сейчас покоя. Кстати домены этих копий очень похожи. Очень переживаю за свой сайт. Ах да, забыл написать. Я же в Яндекс сразу еще писал. Объяснил им проблему, но получи стандартный ответ. Что мол поисковая система Яндекс является лишь зеркалом интернета и т. п. Если кто-то создал точную копию вашего сайта, вместе с дизайном и со всем, то определяйте хостера, регистратора доменов и пишите им жалобу. Так же напишите в Яндекс и в Google. А еще лучше, постарайтесь связаться с человеком, который это делает и разобраться с ним. Вот такие дела, жду ваших комментариев! Следующие выражения чаще всего используются для написания официальных электронных писем: 1. Если мы хотим прикрепить файл, то указываем:Please find attached – Просим принять во вложении Please find attached my resume . – Прошу принять во вложении мое резюме. Please find attached photos from the conference . – Прошу принять во вложении фотографии с конференции. 2. Если мы хотим переслать (перенаправить) письмо, используем выражение:I`ve forwarded ________ to you. – Я перенаправил ________ Вам. I`m forwarding ________ to you. – Пересылаю Вам _______ . I`ve forwarded Bill`s resume to you . – Я перенаправил Вам резюме Билла . I`m forwarding John`s email to you . – Пересылаю Вам электронное письмо Джона. 3. Если хотим отметить кого-либо в копии письма, то используем выражение:
– Я отметил (имя) в копии этого электронного письма. I ` ve cc ` d Umar on this email . – Я отметил Умара в копии этого электронного письма . * We`ve copied Umar to keep him in the loop . – Мы отметили Умара в копии письма для того, чтобы держать его в курсе. Please keep me in the loop. – Пожалуйста , держи меня в курсе . 4. Следующее выражение поможет подвести письмо к завершению:If you have any questions, please don`t hesitate to contact me. – При возникновении вопросов, обращайтесь ко мне. If you have any questions, please don`t hesitate to contact me. Sincerely , John – При возникновении вопросов, обращайтесь ко мне. С уважением, Джон 5. Для того чтобы закончить письмо, используем следующие выражения:
Look forward to + verb + ing – ждать (с нетерпением) Для завершения электронного письма используем следующие выражения: Kind Regards (Regards ) – С наилучшими пожеланиями, с уважением Warm Wishes — С наилучшими пожеланиями Yours Truly – Искренне Ваш, с уважением. English Joke The breakfaster in the cheap restaurant tried to make conversation with the man beside him at the counter. «Awful rainy spell-like the flood.» «The flood?» The tone was polite, but inquiring. «The flood-Noah, the Ark, Mount Ararat.» The other bit off half a slice of bread, shook his head, and mumbled thickly: «Hain’t read to-day’s paper yit.» 1. Деловые документы пишутся в отстраненном тоне: изъявление чрезмерной любезности, равно как и небрежения, граничащего с грубостью, не допускается. 2. Не побуждайте - адресата к спешке при вынесении решений по вносимым вами письменным обращениям словами «срочно», «незамедлительно», возможно более короткие сроки. Помните о том, что быстро - хорошо не бывает. Лучше укажите, когда бы вы желали узнать о решении: «прошу» Вас ответить до такого-то числа» или «убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении». 3. Будьте умеренны в своих просьбах, сдержанны в оценках событий, объективны при изложении фактов, гуманны при определении мер дисциплинарного воздействия, щедры на заботу и поощрение достойных, скупы и рачительны при расходовании денежных средств. Будьте также плодовиты на дельные предложения; а в выводах - предельно конкретны. 4. Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: изучить и решить вопрос положительной или прошу утвердить эту кандидатуру. Дайте адресату подумать самому. 5. Не следует намекать получателю письма на его мнимую внимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «предлагаю внимательно изучить»: добросовестный подчиненный может затаить обиду, не слишком умный начальник - впасть в ярость, воспринимая невольный намек слишком уж буквально. 6. В том случае, если вы извещаете кого-либо о том, что выполнение его поручения или просьбы не представляется возможным, не начинайте послание с констатации отказа - изложите мотивацию своего решения и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению злополучного вопроса можно вернуться. 7. Проявляйте дипломатию и в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение чьей-либо просьбы стоило вам известного труда. В противном случае вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по не· слишком насущным проблемам, решение которых к тому же· порой даже не входит в круг ваших прямых обязанностей. 9. Ваше письмо должно быть абсолютно чистым в юридическом смысле (в первую очередь это касается денежных и кадровых документов), безупречным по содержанию и исполнению, словам в нем должно быть тесно, а мыслям - просторно. 10. Пишите реже и по возможности короче. Обилие документов и слов в них не ускоряет, а замедляет решение дела. Если уж решили написать, то делайте это доступным пониманию языком. Об использовании стандартных выражений в деловых письмах.Во многих случаях содержание деловых писем, в которых излагаются сходные по своей сути вопросы (направления) деятельности предприятия, может быть до известной степени стандартизировано (унифицировано). Особую роль в стандартизации (унификации) содержания делового письма играет обоснованное использование штампов и клише - устоявшихся сочетаний слов, а также отдельных слов в их общепринятом (с учетом специфики деловой переписки) толковании. Ниже приведены конкретные рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем. Подчеркнем, что употреблять подобные слова и словосочетания следует к месту. 1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий: В порядке оказания помощи прошу Вас... · В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес... В порядке исключения... Ввиду особых обстоятельств.... В связи с завершением работ по... В связи с принятием решения о... . В соответствии с ранее достигнутой договоренностью... По взаимной договоренности между... - Согласно Вашей заявки... Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место... 2. Формулировки для выражения отказа: Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с... К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку... Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам... Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как... Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия.. , " 3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления): Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает... Организация вынуждена предупредить Вас о том, что... Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что... Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с... Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу Ставим Вас в известность о том, что... Организация извещает о... Сообщаю Вам... , Довожу до Вашего сведения, что... Докладываю о... 4. Устойчивые распорядительные обороты: Ввести в эксплуатацию... Обязать руководителя.. , Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на Назначить расследование по факту... Изыскать дополнительные возможности для... 5. Формулировки для выражения просьб: Прошу Вас направить в мой адрес... . В связи с острой необходимостью в... настоятельно прошу Вас Убедительно прошу Вас решить вопрос о... В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность... Исходя из величины годового лимита по... прошу изыскать для нужд организации... 6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений: Безопасность гарантируется... Документация выслана в ваш адрес курьером... Предпринимаются энергичные меры по... Конфиденциальность информации обеспечена... Выявленные недостатки уже устраняются... Выделены дополнительные средства на... Спланированы необходимые мероприятия," направлены на... В кратчайшие сроки организуется... Обеспечен повседневный: жесткий контроль за... 7. Устойчивые обороты речи: наименее сложный... наиболее важный... наилучший эффект... наихудший результат... оказать помощь... произвести проверку... ~ руководство считает возможным... организация не возражает... срочно сообщите... немедленно устраните... обеспечьте выполнение... создайте необходимые условия... доложите предложения по оптимальное решение... вероятные сроки... подтвердите получение... направьте в мой адрес… решите самостоятельно... 8. Наиболее часто употребляемые глаголы: выполнить (исполнить); решить (разрешить); обязать; завершить; прекратить; направить (отправить); обратить (внимание на...); ввести (в эксплуатацию); спланировать (скоординировать); осуществить (реализовать); создать; восполнить; организовать; обеспечить; сообщить (доложить); представить (предоставить); уточнить; установить; устранить; выявить (выяснить). 9. Наиболее часто употребляемые прилагательные: срочный (оперативный); второстепенный; перспективный; важный; главный (основной); ведущий; серьезный (существенный); плановый; дополнительный; полный; недостаточный; заключительный; промежуточный; общий; конкретный; высший; Первичный; лучший (худший). 10. Стилистические запреты: Вместо… В отношении, относительно … Благодаря тому факту, что … Приобретать... Принять во внимание … При сем прилагается … Оказывать влияние... За исключением... В целях... В том случае, если В настоящее время … Перечисление... Наращивать темпы … Прилагать усилия … Следует использовать … О... Потому что... Покупать... Учесть... Приложение: … Влиять … Кроме … Для … Если … Сейчас... Платеж. .. Ускорять … Пытаться … В заключение - еще несколько соображений практического характера. Смысл их сводится к следующему: 1. Направляя кому-либо деловое письмо всякий раз обращайте внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте ввиду, что написанное по сути верно деловое письмо может произвести совершенно обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения. 2. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу. содержания делового письма смысловые. акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте. 3. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций - это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса - отложите ее, по крайней мере, до следующего дня. 4. И, наконец, избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво. Тщательно выдерживайте стилистический «фарватер» в каждом случае письменного обращения. Общение, как уже было отмечено выше, в узком понимании представляет собой обмен информацией. Весьма условно можно выделить четыре основных его типа. Это: передача информации (информирование); передача указаний; стимуляция, убеждение (корректировка и уточнение ранее переданных указаний или информации); сбор, обработка, систематизация и анализ полученной информации. Примерно то же будет справедливо и в отношении деловой переписки. Однако для лучшего уяснения отличий каждого из перечисленных типов остановимся на этом моменте чуть более подробно. Передача информации осуществляется с целью проинформировать другую сторону о состоянии дел в интересующей (или могущей заинтересовать) области для использования этой информации в процессе выработки и принятия решения. Возможные формы: письменное изложение фактов либо ваших выводов и суждений, на этих фактах основанных, либо вашего восприятия и толкования имеющихся в распоряжении фактов. Передача указаний имеет целью добиться от другой стороны совершения вполне конкретных по направлению и срокам действий. Возможные формы: письменное предписание на исполнение того или иного задания одному или нескольким лицам, самостоятельно или во взаимодействии с кем-либо, почти всегда с обязательным последующим уведомлением об исполнении. Вне зависимости от избранной формы указание всегда конкретно. Дельное указание практически всегда предлагает (пусть и в директивной форме) общие пути решения проблемы, однако к их применению на практике исполнитель указания должен подходить творчески, сообразуясь со складывающейся обстановкой. " Корректировка и уточнение имеет целью повлиять на последующее развитие событий, ход которых уже отчасти предопределено переданной ранее информацией (указаниями). Для того, чтобы это влияние было положительным, корректировка должна производиться своевременно и, что называется, бить в цель. Хотя на развитие ситуации и в самом деле бывает полезно посмотреть как бы со стороны, получатель дополнительной информации вправе воспользоваться или не воспользоваться ею - по ситуации. Обратная связь с отправителем в этом случае должна отражать решение (да - нет) и мотивы этого решения, но не сводиться только к этому. Сбор, обработка, систематизация и анализ информации имеет целью подготовить наше следующее решение или следующую порцию необходимой для совершения какиx-либo действий информации. Возможные формы достаточно разнообразны, поскольку информация в письменном виде может настигать нас и в форме ответного письма (или. иного документа), и по факсу, и по телефону (как телефонограмма), и по электронной почте. Действие - даже быстрее, чем вы этого ожидали: тремя -четырьмя часами позже вы получаете телеграмму, уведомляющую вас о том, что все комплекты документации разосланы аж три месяца назад, в том числе (один экземпляр) и вам. Упоминается также и о том, что ваши смежники из компании, расположенной в том же городе, что и вы саами, «указанную документацию получили и претензий не имеют». Повторная высылка невозможна, поскольку тираж документации был ограничен. Тогда вы берете на себя ответственность и связываетесь по телефону с представителями компании У - той самой, что документацию уже получили - дабы попросить у них ее во временное пользование (а еще лучше отксерокопировать). Однако господин, с которым вы беседуете, вовсе не спешит с оказанием вам такой услуги: «Сожалею, но это невозможно - разве вы не знаете о том, что эта документация секретна? Вам необходимо выслать в наш адрес письменный запрос, а, кроме того, обратиться· в учреждение Х, дающее добро на передачу и размножение такого рода документации. Честь имею... ». Таким образом, в деловую переписку поэтапно вступают компания У и учреждение Х - причем не только с вашей фирмой, но и между собой. Смоделированная ситуация, скорее всего, разрешится благополучно - при условии, что каждый из участников письменного полилога отнесется к своим обязанностям (отправителя и получателя) ответственно. Бэкграундер (от английского backgrounder) — это информационный материал для СМИ, представляющий информацию об организации, её профиле, продуктах и услугах, истории создания, развития и т. д. В отличие от пресс-релиза, информация в бэкгаундере не несёт в себе новостную информацию, а является возможным необходимым дополнением к пресс-релизу в случае, если при написании статьи по информации, представленной в пресс-релизе, журналисту понадобится более подробная информация об организации, выпустившей пресс-релиз. Цель бэкграундера — информировать и давать объективные ответы на возможные, возникшие у представителей СМИ вопросы после прочтения пресс-релиза. Часто, чтобы журналистам было удобнее, при написании бэкграундера используют подзаголовки, в которых уже содержится краткий ответ на вопрос, а представленная ниже информация только шире и полнее раскрывает этот ответ. В бэкграундере не стоит делать упор на броский заголовок и первый абзац, хотя как и в пресс-релизе, основная, самая необходимая информация должна идти в начале. Заголовок бэкграундера должен максимально точно и информативно раскрывать тему данного материала. Перед переходом к основной теме можно дать некоторую историю данного вопроса, ссылаясь на различные государственные институты, исследовательские организации и т. д. Далее следуют развёрнутые сведения о предмете, которые должны основываться на фактах и точных данных. Бэкграундер может быть посвящён всей организации, либо отдельному её продукту или услуге, либо событию, произошедшему или ожидающемуся в данной организации Пресс-конференция — мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности. Обычно в ходе пресс-конференции её участники отвечают на вопросы журналистов, прямо или косвенно связанные с темой пресс-конференции. |
